POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

NEFTIS SECURE S.A.C.

Código: NS-POL-DP-001
Versión: 2.0
Clasificación: Pública
Fecha de entrada en vigencia: 07/FEB/2023
Responsable del documento: Área Legal / Cumplimiento
Aprobado por: Gerencia General

1. Compromiso institucional

NEFTIS SECURE S.A.C., en adelante NEFTIS, reconoce que la protección de los datos personales constituye un elemento esencial de confianza, legalidad, confidencialidad, seguridad y responsabilidad corporativa.

Por la naturaleza de nuestras actividades vinculadas a inteligencia corporativa, seguridad estratégica, gestión de riesgos, investigaciones, protección de activos, continuidad operativa, soporte en escenarios críticos y servicios especializados, NEFTIS puede tratar información de clientes, colaboradores, proveedores, postulantes, visitantes, usuarios del sitio web, representantes de empresas, aliados comerciales y terceros relacionados con los servicios solicitados.

NEFTIS se compromete a tratar los datos personales de manera lícita, proporcional, segura, confidencial y transparente, respetando los derechos de los titulares y aplicando controles técnicos, organizativos y administrativos acordes con la sensibilidad de la información.

2. Objetivo

La presente Política tiene por objetivo informar cómo NEFTIS recopila, utiliza, conserva, protege, comunica, transfiere y elimina los datos personales que trata en el marco de sus actividades corporativas, comerciales, operativas, contractuales, laborales, tecnológicas y de cumplimiento.

Asimismo, establece los principios generales que rigen el tratamiento de datos personales y los mecanismos disponibles para que los titulares puedan ejercer sus derechos conforme a la normativa aplicable.

3. Alcance

Esta Política aplica a los datos personales tratados por NEFTIS respecto de:

Clientes actuales, potenciales y anteriores.
Representantes legales, apoderados, funcionarios y contactos corporativos.
Colaboradores, postulantes, consultores y personal vinculado.
Proveedores, aliados, contratistas y terceros.
Visitantes de instalaciones físicas.
Usuarios del sitio web, formularios digitales, canales de contacto y plataformas corporativas.
Personas involucradas en solicitudes, consultas, evaluaciones, procesos comerciales, análisis de riesgo, investigaciones corporativas, incidentes, reportes o servicios especializados.

Esta Política es de carácter público. Los procedimientos internos específicos sobre seguridad de la información, cadena de custodia, conservación documental, investigaciones, gestión de fuentes, control de accesos, respuesta a incidentes y operaciones sensibles se administran bajo criterios de confidencialidad, necesidad de conocer y trazabilidad documental.

4. Identidad del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Razón social: NEFTIS SECURE S.A.C.
RUC: 20610559191
Dirección legal para el ejercicio de derechos de datos personales: Av. Salaverry 3640, San Isidro, Lima, Perú.
Correo principal para consultas legales y ejercicio de derechos de datos personales: [email protected]
Correo administrativo de apoyo: [email protected]

Las solicitudes recibidas por canales administrativos serán derivadas internamente al área responsable de privacidad, legal y cumplimiento para su atención conforme a los plazos legales aplicables.

Cuando un servicio específico sea ejecutado, canalizado o facturado por una entidad legal distinta dentro del ecosistema corporativo autorizado, el tratamiento de datos será realizado conforme a la entidad responsable, el alcance contractual y el marco normativo aplicable a cada operación.

5. Principios aplicables al tratamiento de datos personales

NEFTIS trata los datos personales conforme a los siguientes principios:

Legalidad: el tratamiento se realiza conforme a la normativa aplicable y a las bases habilitantes correspondientes.
Consentimiento: cuando corresponda, NEFTIS solicitará consentimiento previo, libre, expreso, informado e inequívoco del titular.
Finalidad: los datos serán tratados para fines determinados, explícitos y legítimos.
Proporcionalidad: solo se tratarán los datos necesarios, adecuados y pertinentes para cada finalidad.
Calidad: NEFTIS procurará que los datos tratados sean exactos, actualizados y veraces, dentro de lo razonablemente posible.
Seguridad: se aplicarán controles técnicos, organizativos y administrativos para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, filtración, destrucción o uso indebido.
Confidencialidad: todo personal, proveedor o tercero que acceda a datos personales deberá guardar reserva y confidencialidad.
Limitación de conservación: los datos serán conservados solo durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su tratamiento, así como obligaciones legales, contractuales, regulatorias, probatorias o de defensa.
Responsabilidad proactiva: NEFTIS mantendrá medidas razonables de control, revisión, mejora continua y evidencia documental sobre sus prácticas de privacidad.

6. Datos personales que podemos tratar

NEFTIS podrá tratar, según corresponda y conforme a la finalidad aplicable, las siguientes categorías de datos:

6.1 Datos de identificación y contacto

Nombres, apellidos, documento de identidad, RUC, cargo, empresa, domicilio, correo electrónico, número telefónico, firma, datos de representación y datos de contacto corporativo.

6.2 Datos contractuales y comerciales

Información relacionada con solicitudes de servicios, propuestas, contratos, órdenes de servicio, cotizaciones, facturación, pagos, comunicaciones comerciales, requerimientos del cliente y antecedentes de relación contractual.

6.3 Datos laborales y de postulantes

Información contenida en hojas de vida, evaluaciones, referencias, formación, experiencia, certificaciones, competencias, datos de contacto, evaluaciones internas y documentación necesaria para procesos de selección, contratación o vinculación profesional.

6.4 Datos de proveedores y terceros

Información de representantes, contactos comerciales, documentación de debida diligencia, cumplimiento, validación contractual, evaluación de proveedores, datos bancarios, registros de servicio y comunicaciones.

6.5 Datos derivados del uso del sitio web

Dirección IP, identificadores digitales, tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo, páginas visitadas, fecha y hora de acceso, formularios enviados, preferencias de contacto y datos recolectados mediante cookies u otras tecnologías similares, conforme a la Política de Cookies.

6.6 Datos de seguridad física, videovigilancia y monitoreo

Imágenes, videos, registros de ingreso y salida, datos de visitantes, placas vehiculares, bitácoras de acceso, registros de monitoreo y otra información necesaria para proteger instalaciones, activos, personas, operaciones y continuidad del servicio.

6.7 Datos relacionados con análisis de riesgo, cumplimiento o investigaciones corporativas

Cuando sea necesario para la prestación de un servicio solicitado por el cliente, NEFTIS podrá tratar datos obtenidos de fuentes permitidas, información proporcionada por el cliente, fuentes públicas, documentos autorizados, registros empresariales, antecedentes comerciales, alertas reputacionales, información contextual y datos relevantes para análisis preventivos, evaluaciones de riesgo, debida diligencia, investigaciones corporativas o gestión de incidentes.

Este tratamiento se realizará bajo criterios de legalidad, proporcionalidad, finalidad, confidencialidad y necesidad de conocer.

6.8 Datos sensibles

NEFTIS no tratará datos sensibles salvo que exista una base legal válida, consentimiento del titular cuando corresponda, una obligación legal, una necesidad justificada por la naturaleza del servicio, una finalidad legítima conforme a la normativa aplicable o una circunstancia que habilite dicho tratamiento.

Los datos sensibles pueden incluir, entre otros, información biométrica, datos de salud, información laboral especialmente protegida, imágenes que permitan identificación, información de seguridad o cualquier dato cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad, dignidad, integridad o derechos fundamentales del titular.

7. Finalidades del tratamiento

NEFTIS podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades:

7.1 Finalidades contractuales y comerciales

Atender solicitudes de información, contacto, cotización o propuesta.
Evaluar necesidades del cliente.
Elaborar propuestas técnicas, económicas y contractuales.
Ejecutar servicios contratados.
Gestionar órdenes de servicio, facturación, pagos y cobranza.
Mantener comunicaciones comerciales o contractuales.
Administrar relaciones con clientes, proveedores, aliados y terceros.

7.2 Finalidades operativas y de seguridad

Gestionar servicios de inteligencia corporativa, seguridad estratégica, protección, investigaciones, gestión de riesgos, continuidad operativa y respuesta ante incidentes.
Realizar evaluaciones preventivas de riesgo.
Proteger personas, activos, instalaciones, información, reputación y continuidad operativa.
Gestionar accesos físicos y digitales.
Registrar visitas, ingresos, salidas y eventos relevantes.
Prevenir, detectar, analizar y responder ante amenazas, incidentes, fraudes, irregularidades o riesgos relevantes.

7.3 Finalidades de cumplimiento legal y regulatorio

Cumplir obligaciones legales, laborales, tributarias, contractuales, regulatorias o administrativas.
Atender requerimientos de autoridades competentes.
Gestionar auditorías, revisiones internas, cumplimiento normativo y controles corporativos.
Prevenir delitos, corrupción, soborno, lavado de activos, financiamiento ilícito, conflictos de interés u otras conductas contrarias a la ley o a las políticas de NEFTIS.

7.4 Finalidades laborales y de recursos humanos

Gestionar procesos de selección.
Evaluar perfiles, competencias y referencias.
Administrar relaciones laborales o contractuales.
Cumplir obligaciones laborales, de seguridad y salud en el trabajo.
Gestionar capacitaciones, certificaciones, accesos, desempeño y medidas disciplinarias cuando corresponda.

7.5 Finalidades de privacidad, seguridad de la información y continuidad

Proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Gestionar incidentes de seguridad o privacidad.
Realizar respaldos, auditorías, controles de acceso, monitoreo de sistemas y trazabilidad.
Implementar medidas de prevención, detección, respuesta y recuperación.

7.6 Finalidades de marketing y comunicaciones

NEFTIS podrá enviar comunicaciones institucionales, comerciales, informativas o de prospección únicamente cuando exista una base habilitante válida, consentimiento del titular cuando corresponda o una relación previa que lo permita conforme a la normativa aplicable.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales.

7.7 Finalidades de mejora continua

Mejorar la calidad de los servicios.
Analizar experiencia de usuarios y clientes.
Medir indicadores internos.
Fortalecer controles de seguridad, cumplimiento y gestión documental.
Desarrollar mejores prácticas corporativas.

8. Bases que habilitan el tratamiento

NEFTIS tratará datos personales únicamente cuando exista una base válida, tales como:

Consentimiento del titular.
Ejecución de una relación contractual o precontractual.
Cumplimiento de obligaciones legales.
Atención de requerimientos de autoridades competentes.
Protección de derechos, intereses legítimos y seguridad de personas, activos, información u operaciones, dentro del marco legal aplicable.
Información proveniente de fuentes públicas permitidas por ley.
Cumplimiento de obligaciones laborales, tributarias, comerciales, regulatorias o de prevención.
Necesidad de conservar evidencia para fines contractuales, probatorios, legales, de auditoría o defensa.

Cuando el tratamiento requiera consentimiento, NEFTIS adoptará mecanismos razonables para obtenerlo, registrarlo, conservar evidencia y permitir su revocación conforme a la normativa aplicable.

9. Tratamiento de datos obtenidos de fuentes públicas o terceros

En determinados servicios de análisis, inteligencia corporativa, debida diligencia, evaluación de riesgos o investigaciones, NEFTIS podrá utilizar información obtenida de fuentes públicas, fuentes abiertas, registros permitidos, documentación proporcionada por el cliente o terceros autorizados.

Dicho tratamiento se realizará bajo los siguientes criterios:

Finalidad legítima y determinada.
Proporcionalidad.
Verificación razonable de la fuente.
Evaluación de pertinencia.
Respeto de derechos fundamentales.
No utilización de medios ilícitos.
Protección de información sensible.
Trazabilidad interna.
Limitación de acceso por necesidad de conocer.

NEFTIS no promueve ni autoriza la obtención ilegal de información, la interceptación ilícita de comunicaciones, el acceso no autorizado a sistemas, la vulneración de cuentas, el uso indebido de datos personales ni cualquier práctica contraria a la ley.

10. Comunicación y transferencia de datos personales

NEFTIS podrá compartir datos personales, cuando sea necesario y conforme a la normativa aplicable, con:

Entidades del ecosistema corporativo que participen legítimamente en la prestación del servicio.
Proveedores tecnológicos, hosting, soporte, comunicaciones, ciberseguridad, almacenamiento o gestión documental.
Asesores legales, contables, auditores, consultores o especialistas.
Proveedores, contratistas o aliados necesarios para la ejecución de servicios.
Entidades financieras o plataformas de pago.
Clientes, cuando el tratamiento forme parte del servicio contratado y exista base válida.
Autoridades competentes, cuando exista obligación legal, requerimiento válido o necesidad de cooperación conforme a ley.

Todo tercero que acceda a datos personales deberá estar sujeto a deberes de confidencialidad, seguridad, finalidad limitada y tratamiento conforme a instrucciones o bases aplicables.

NEFTIS no vende bases de datos personales ni comercializa información personal de titulares.

11. Transferencias internacionales

En caso sea necesario transferir, almacenar o alojar datos personales fuera del Perú, NEFTIS procurará aplicar medidas razonables para asegurar un nivel adecuado de protección, tales como:

Evaluación del proveedor o destinatario.
Cláusulas contractuales de confidencialidad y seguridad.
Limitación de finalidad.
Control de acceso.
Medidas técnicas y organizativas.
Evaluación de riesgos.
Cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa aplicable.

12. Conservación de datos personales

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, así como para atender obligaciones legales, contractuales, tributarias, laborales, regulatorias, de auditoría, seguridad, cumplimiento, defensa legal o resolución de controversias.

Una vez cumplida la finalidad o vencido el plazo de conservación aplicable, NEFTIS podrá eliminar, bloquear, anonimizar o conservar restringidamente la información, según corresponda.

La conservación de información vinculada a investigaciones, incidentes, evaluaciones de riesgo, cumplimiento, contratos o servicios sensibles será administrada conforme a criterios de confidencialidad, trazabilidad, necesidad de conocer y resguardo documental.

13. Medidas de seguridad

NEFTIS implementa medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación, destrucción, uso indebido o tratamiento no autorizado.

Estas medidas pueden incluir, según corresponda:

Control de accesos por perfil y necesidad de conocer.
Gestión de credenciales.
Acuerdos de confidencialidad.
Capacitación del personal.
Seguridad física y lógica.
Respaldo de información.
Registro de accesos y trazabilidad.
Segmentación de información.
Protección de dispositivos y sistemas.
Procedimientos de respuesta ante incidentes.
Revisión de proveedores.
Clasificación de información.
Retención y eliminación controlada.
Supervisión interna y mejora continua.

NEFTIS ajustará sus medidas de seguridad conforme a la naturaleza de los datos, el nivel de sensibilidad, el riesgo asociado y la evolución tecnológica.

14. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa aplicable, incluyendo, según corresponda:

Derecho de información.
Derecho de acceso.
Derecho de rectificación o actualización.
Derecho de cancelación o supresión.
Derecho de oposición.
Derecho a revocar el consentimiento cuando el tratamiento se base en este.
Derecho a impedir el suministro de sus datos cuando corresponda.
Derecho a solicitar tutela ante la autoridad competente.

Para ejercer estos derechos, el titular podrá enviar una solicitud a:

Correo principal: [email protected]
Correo administrativo de apoyo: [email protected]
Dirección legal: Av. Salaverry 3640, San Isidro, Lima, Perú.

La solicitud deberá incluir, como mínimo:

Nombre completo del titular.
Documento de identidad.
Derecho que desea ejercer.
Descripción clara de la solicitud.
Correo o medio de respuesta.
Documentación que acredite representación, si actúa mediante apoderado.
Información adicional necesaria para ubicar los datos objeto de solicitud.

NEFTIS atenderá las solicitudes dentro de los plazos legales aplicables y podrá requerir información adicional cuando sea necesario verificar la identidad del solicitante, evitar fraudes, proteger datos de terceros o procesar adecuadamente la solicitud.

15. Verificación de identidad en solicitudes de derechos

Por razones de seguridad y confidencialidad, NEFTIS podrá verificar la identidad del titular antes de entregar información, modificar datos, cancelar registros o atender una solicitud de derechos.

Esta medida busca evitar que terceros no autorizados accedan indebidamente a información personal, especialmente cuando se trate de datos sensibles, información contractual, reportes de seguridad, investigaciones, registros de incidentes o información vinculada a clientes de alta exposición.

16. Datos de menores de edad

NEFTIS no recopila intencionalmente datos personales de menores de edad a través de su sitio web o canales comerciales generales.

Cuando por la naturaleza de un servicio, relación laboral, beneficio, evento, investigación, protección familiar, seguridad o cumplimiento resulte necesario tratar datos de menores de edad, NEFTIS aplicará medidas reforzadas de protección, proporcionalidad, confidencialidad y base legal válida, incluyendo autorización de padres, tutores o representantes cuando corresponda.

17. Videovigilancia y monitoreo

NEFTIS podrá utilizar sistemas de videovigilancia, control de acceso, monitoreo físico o digital y registros de seguridad para proteger personas, instalaciones, activos, información, operaciones, visitantes, colaboradores y clientes.

El tratamiento de imágenes, videos y registros de monitoreo será realizado conforme a criterios de finalidad, proporcionalidad, seguridad y conservación limitada.

Los detalles específicos se desarrollan en el Aviso de Videovigilancia y Monitoreo.

18. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de NEFTIS podrá utilizar cookies, etiquetas, identificadores digitales u otras tecnologías similares para permitir el funcionamiento del sitio, mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico, recordar preferencias y gestionar comunicaciones digitales.

El uso específico de estas tecnologías se regula en la Política de Cookies.

19. Uso de inteligencia artificial y herramientas automatizadas

NEFTIS podrá utilizar herramientas tecnológicas, analíticas o de inteligencia artificial como apoyo para mejorar procesos internos, clasificar información, generar borradores, analizar datos, gestionar riesgos, optimizar servicios o fortalecer controles de seguridad.

Cuando se utilicen estas herramientas, NEFTIS procurará aplicar criterios de supervisión humana, confidencialidad, proporcionalidad, trazabilidad, seguridad, minimización de datos y evaluación de riesgos.

NEFTIS no utilizará herramientas automatizadas para tomar decisiones con efectos jurídicos significativos sobre titulares de datos personales sin revisión humana adecuada o sin una base válida conforme a la normativa aplicable.

El uso de IA se desarrolla en la Declaración de Uso Responsable de Inteligencia Artificial.

20. Confidencialidad

Todo colaborador, directivo, proveedor, consultor, aliado o tercero que tenga acceso a datos personales tratados por NEFTIS deberá mantener estricta confidencialidad.

Esta obligación subsiste incluso después de terminada la relación contractual, laboral, comercial o profesional con NEFTIS.

21. Incidentes de seguridad o privacidad

En caso de incidente que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales, NEFTIS activará sus procedimientos internos de gestión de incidentes, evaluación de impacto, contención, investigación, documentación, remediación y comunicación cuando corresponda conforme a la normativa aplicable.

22. Información sensible de clientes y operaciones

Por la naturaleza de sus servicios, NEFTIS podrá recibir o generar información sensible relacionada con riesgos, amenazas, incidentes, investigaciones, análisis de exposición, protección de activos, seguridad corporativa o continuidad operativa.

Dicha información será tratada bajo controles reforzados de seguridad, acceso restringido, confidencialidad, trazabilidad y necesidad de conocer.

La publicación de esta Política no implica la divulgación de procedimientos internos, metodologías de análisis, fuentes, matrices, protocolos reservados, arquitectura operativa o mecanismos de respuesta especializada.

23. Actualización de la Política

NEFTIS podrá actualizar esta Política cuando sea necesario por cambios normativos, tecnológicos, comerciales, operativos, contractuales o de mejora continua.

La versión vigente será publicada en el sitio web oficial de NEFTIS. Cuando los cambios sean relevantes, NEFTIS podrá comunicarlo por los medios que considere adecuados.

24. Contacto

Para consultas, solicitudes o ejercicio de derechos relacionados con datos personales, el titular podrá comunicarse a:

Correo principal para consultas legales y ejercicio de derechos de datos personales: [email protected]
Correo administrativo de apoyo: [email protected]
Dirección legal para el ejercicio de derechos de datos personales: Av. Salaverry 3640, San Isidro, Lima, Perú.
Horario de atención: lunes a viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., salvo feriados.

25. Disposición final

La presente Política forma parte del marco de gobernanza, ética, cumplimiento, seguridad de la información y protección de datos personales de NEFTIS.

NEFTIS reafirma su compromiso de tratar la información personal con legalidad, confidencialidad, responsabilidad, proporcionalidad, seguridad y respeto por los derechos fundamentales de las personas.

NEFTIS SECURE S.A.C.
Gerencia General
RUC: 20610559191
Av. Salaverry 3640, San Isidro, Lima, Perú.